プロのWeb屋も使ってる、業務効率化のためのWebサービス9選+α

フリーランスになると、作業だけでなく経営、経理やタスク管理も一人でこなさなければなりません。

エクセルとかスプレッドシートを使い、自力で無料で管理する方法もありますが、なかなかそんな時間がとれない場合が多いしアナログでやっていては効率が悪いので、Webサービスに頼りまくりましょう。

今回は、僕が制作会社でWebディレクターをやっていたころから使用しており、今もフリーランスとして使っている便利なWebサービスを紹介します。

Webサービスを使うことでグッと時間節約になり、仕事以外の時間に余裕ができますよ。

チャットワーク

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王道のコミュニケーションツール。使っている人も多いと思います。

プロジェクトごとにグループを作ったり、タスクをワンクリックで追加できたりして便利。優先チャットはピンに止めることもできるので、今進行中のプロジェクトもわかりやすいです。

また、ファイルの受け渡しもサクサクできます。チャットワーク以外にもコミュニケーションツールはあると思いますが、いろんな人が気軽に便利に使えるという点ではベストなんじゃないかと思います。IT関係の人じゃなくても簡単に使えますからね。

無料でも使えますが、参加できるグループに制限があります。

チャットを見たくないときはログアウトしてるんですが、それでもメールで知らせてくるので逃げることはできません。

ちなみに、プロジェクトの管理において超優秀なBacklogというサービスもあります。こちらはチャットはもちろん、タスク・進捗管理からGitでのバージョン管理等、プロジェクトの進行における全てが揃っているといったサービス。

個人でやるにはあまり必要ないかもしれませんが(金額ほどのメリットはないと思う)、企業やチームで大きいプロジェクトを扱うときは入れておくと絶対に捗ります。Webディレクターやるなら本当に便利。

Dropbox

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ファイルを他の人と共有するためのツール。こちらも利用者は多いでしょう。無料でも十分使えます。

ディレクトリごとに共有できるメンバーを選ぶことができます。ファイルのバックアップをとるのにも使えます。

チャットワークでもファイルは遅れますが、Dropboxを使えばさらにまとめて共有できます。メールでファイルをやり取りしてるようじゃ時代遅れですよ。

ちなみに、一人だけでファイルを共有したい場合はOnedriveがオススメ。

misoca

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見積書・請求書・納品書を作ったり、顧客情報を管理できるサービス。

見積りステータスを「受注済」としたり、請求書ステータスを「請求済」とできたり、完了した案件は「処理済み」フォルダに移せたりと、案件を管理することもできます。

経理ツールの弥生とコラボしてから有料になりました。僕は経理ツールは後述のfreee派なので弥生の機能は使ってませんが、経理も同時にできるようです。

クライアントの住所を登録しておけば、請求書をワンクリックで郵送できちゃうのが超絶便利。源泉徴収分を自動で計算してくれる機能もあります。

ちなみに会社員時代、請求書を送付するとき封筒を手書きで書いて出したことがあるんですが、そのとき僕の字が壊滅的に汚いということが問題になり導入しました。

freee

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フリーランスの最大の難関といっても過言ではない、確定申告のための経理ツール。

日々の帳簿をつけておくと、確定申告の書類作成をぱぱっと行うことができます。e-taxにも対応していて、作成した確定申告書類をウェブで提出することもできます。

わからないことは税理士さんに相談することもできます。

また、毎月の売り上げとかがグラフで見れるので、モチベーションを上げるためにたまに見てます。(下がるときもあります)

逆に自力で経理を行っている人は尊敬します。そんなことできるの?でもみんな確定申告締め切り直前にボロボロになりながら仕上げてるイメージ。

Jooto

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タスク管理ツール。

タスクを登録し、現在の状態(進行中、保留中)や期限を設定することで、わかりやすくタスクを管理できます。有料版ではガントチャートも表示されます。

操作もドラッグ&ドロップで非常に軽快に動くし、管理の方法も自由度が高いです。チームでの管理にも優れています。

僕はタスク管理やスケジュール管理がめっちゃ苦手なので、すごく助かってます。スケジュールと一緒に各案件の報酬額なんかも書いたりすると、どれくらい無理してるかがわかりますね。人生に余裕を持たせましょう

EVERNOTE

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こちらも王道の、メモツール。

ちょっとしたことから大事なことまで、思いついたらばんばん書いてます。すぐ忘れるので…

日記とか書くのもいいんじゃないでしょうか。

無料の場合、アプリを端末2台までしかインストールできませんが、ブラウザ版を使えばいいので、これは無料でもいいんじゃないかなと思います。ただ、ブラウザ版はアプリ版ほど高機能ではないようです。

欠点としては、書いたという事実を忘れるくらいでしょうか。これは僕の欠点ですね。

Office 365

リンク→ Office 365

クライアントは、WordやExcel、PowerPointといった資料を送ってくる可能性がかなり高いです。これらの資料をsさくっと問題なく開くツールがないと辛すぎるので、WindowsユーザーならOffice系は入れるに越したことはないでしょう。入れればもちろん自分でもWordを使ってマニュアル書いたりできますしね。

MacユーザーはOffice系の資料が来たときどうしてるんだろう…Libre Office?

誰もがPDFで送ってきてくれる未来はくるんでしょうか。

toggl

togglは、「何にどれだけ時間がかかっているか」を計測することに特化したサービスです。作業の内容を入力し、再生ボタンを押すだけでストップウォッチがスタートします。

プロジェクトやクライアントごとにカテゴリー分けもでき、過去、どんな作業にどれだけ時間がかかったかをグラフで見ることもできます。

これをやっておくと、スケジュールや工数を見積もるときに誤差が少なくなってきます。4時間くらいで終わるかと思ったけど、3日かかったわ…みたいなの本当にありますからね。

また、タイマーが動いているという意識が働いているおかげで、他のことに気を囚われにくくなるという副作用もあります。一つのことに集中できるというわけです。

KeePass

こちらはwebサービスではなくアプリです。主にパスワードを管理するために使われます。

記録した情報はデータベースに格納されるので、データベースをOnedriveやDropboxに入れておけば、どの端末からでも情報を取り出すことができます。

FTP情報とかサーバー情報、WPログイン情報が日々山のように増えていきますので、僕はこれを使わないと管理できないですね…

便利なwebサービスは、当然ですが大概は有料です。ただ、それに見合う分の楽をすることができるので、自分の役に立ちそうであればがんがん使っていくのがいいと思います。

ではでは、素敵なサービスを利用して業務効率化ライフを!

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